Digitaal toegankelijke pdf-documenten laten maken
Toegankelijke content biedt voordelen voor iedereen. Ongeveer 25% van de Nederlandse bevolking heeft één of meer beperkingen, dat kan zijn op het gebied van spraak, gehoor, zicht en/of mobiliteit. Van de ongeveer 300.000 mensen in Nederland met een visuele beperking zijn er zo’n 200.000 die (ernstig) slechtziend zijn en ongeveer 50.000 mensen zijn volledig blind.
Veel overheden publiceren documenten die door beleidsmakers zijn geschreven en die vaak wettelijk verplicht zijn om online beschikbaar te stellen. Het is handig om deze op de gemeentelijke website te plaatsen, maar voor een grote groep mensen (bijvoorbeeld met dyslexie) kan het lastig zijn om dergelijke teksten te lezen. Bovendien is het voor slechtzienden moeilijk om grafieken of afbeeldingen te begrijpen.
Aangezien pdf’s officieel worden gezien als webcontent, moeten ze voldoen aan de eisen van de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Het toegankelijk maken van een pdf is dus net zo belangrijk als het waarborgen van inclusiviteit op de homepage van je website.
Wanneer dit gewenst is, zorgen wij ervoor dat pdf-documenten die online worden gezet, digitaal toegankelijk zijn. Op die manier kunnen mensen met welke beperking dan ook deze toegankelijke pdf’s downloaden en begrijpen. Je sluit daarmee geen mensen uit en als overheidsinstantie voldoe je aan de wettelijke verplichting.
Wat zijn kantoorbestanden?
Kantoorbestanden zijn digitale documenten zoals pdf’s en Word-bestanden die veel in werkomgevingen worden gebruikt. Deze bestanden kunnen toegankelijk gemaakt worden met behulp van de juiste software en methoden, maar voor veel organisaties is dit een uitdaging.
Voorbeelden van kantoorbestanden zijn:
- Documenten in het Open Document Format (zoals .odt, .ods, en .odp);
- pdf-bestanden;
- Microsoft Office-bestanden (met bestandsformaat als .docx, .xlsx, .pptx, .ppsx, .doc, .ppt, en .pps).
Wat is verplicht voor kantoorbestanden?
Volgens de wet gelden er specifieke regels voor de toegankelijkheid van kantoorbestanden, afhankelijk van wanneer ze online zijn geplaatst:
- Na 23 september 2018: Alle kantoorbestanden die na deze datum op een website of in een app worden gepubliceerd, moeten voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Dit betekent dat ze geschikt moeten zijn voor iedereen, inclusief mensen met een beperking.
- Voor 23 september 2018: Kantoorbestanden die vóór deze datum zijn geplaatst, hoeven alleen toegankelijk te worden gemaakt als ze deel uitmaken van een actief administratief proces. Dit zijn documenten die nog regelmatig worden geraadpleegd of gebruikt binnen een organisatie.
Het is vaak niet nodig om informatie in een PDF of ander kantoordocument te plaatsen. Het is veel eenvoudiger en toegankelijker om dezelfde informatie direct op een webpagina te publiceren via een Content Management Systeem (CMS).
Hoe kunnen wij helpen bij het toegankelijk maken van pdf document?
Voor pdf-bestanden gelden dezelfde toegankelijkheidsnormen als voor webpagina’s, maar de manier van toepassen is anders, aangezien pdf’s specifieke technieken vereisen die afwijken van die voor reguliere webpagina’s.
We ontvangen bij voorkeur het brondocument in Word (.docx) of InDesign (.indd) om eenvoudig een toegankelijke pdf te kunnen maken. We begrijpen echter dat dit niet altijd mogelijk is. Soms is het document niet meer beschikbaar of spelen andere factoren een rol. In dat geval kunnen we vaak ook een pdf-bestand ontvangen, aanpassen en als toegankelijke versie terugsturen. Houd er wel rekening mee dat het toegankelijk maken van een bestaande pdf wat uitdagender kan zijn.
Afbeeldingen toegankelijk maken en het gebruik van contrast
Afbeeldingen in pdf-bestanden die betekenisvolle informatie bevatten, moeten voorzien zijn van alternatieve tekst, zodat ze begrijpelijk zijn voor gebruikers van hulpmiddelen zoals screenreaders. Deze alt-tekst wordt toegevoegd in programma’s zoals Microsoft Word, Open Office Writer of InDesign, waarmee je de bronbestanden maakt. Indien nodig kan dit ook later gebeuren met bewerkings software zoals Adobe Acrobat Pro. Decoratieve afbeeldingen moeten op zo’n manier worden ingevoegd dat ze door hulpmiddelen worden genegeerd (zgn. artefacten).
Daarnaast moet ook in pdf-bestanden het contrast tussen tekst en achtergrond voldoen aan de gebruikelijke eisen voor toegankelijkheid. Het contrast moet voldoende sterk zijn om de leesbaarheid voor alle gebruikers te waarborgen.
Tekststructuur die voldoet aan de succescriteria van WCAG
Wanneer een tekst is gestructureerd met koppen, paragrafen of opsommingen, moet deze structuur in het pdf-bestand worden vastgelegd. Dit kan tijdens het maken van het document in programma’s zoals eerder genoemd in dit artikel, of achteraf met een tool zoals Adobe Acrobat Pro. Als je werkt met een gescand document, is de eerste stap het omzetten van de scan naar bewerkbare tekst met behulp van optische tekenherkenning (OCR).
Zodra de tekst beschikbaar is, moet je opmaakprofielen gebruiken om koppen, lijsten en paragrafen correct te markeren. Tabellen vereisen ook een specifieke opmaak, zodat ze toegankelijk zijn voor gebruikers van ondersteunende technologieën.
Links in jouw pdf
Als er links in een pdf-bestand staan, moeten deze op de juiste manier worden ingevoegd en voldoen aan alle toegankelijkheidseisen voor links. Dit houdt in dat de links gemakkelijk gevolgd kunnen worden door gebruikers en correct geplaatst moeten zijn met de juiste technieken.
Formulieren in pdf bestanden
Pdf-bestanden kunnen ook formulieren bevatten, die net als HTML-formulieren aan alle toegankelijkheidseisen moeten voldoen. Het is belangrijk dat formuliervelden duidelijke instructies (labels) hebben. Dit vereist geavanceerde software zoals Adobe Acrobat Pro om de labels correct te implementeren, aangezien eenvoudige tekstverwerkingsprogramma’s zoals Microsoft Word of Open Office Writer hiervoor niet volstaan. Bovendien moet een gebruiker op een toegankelijke manier op de hoogte worden gebracht als een veld verkeerd is ingevuld.
Navigatie en leesvolgorde in een pdf-document
Voor gebruikers van hulpmiddelen is het cruciaal dat pdf-bestanden een duidelijke navigatiestructuur hebben. Dit begint met een heldere titel voor het document. Bij langere documenten is het handig om bladwijzers toe te voegen om gemakkelijk naar verschillende delen van het document te kunnen navigeren, zoals hoofdstukken of secties.
Ook een logische leesvolgorde en tabvolgorde zijn belangrijk, vooral in documenten met complexe opmaak, zoals kolommen. Het is belangrijk om de leesvolgorde te controleren. Als de leesvolgorde niet goed is ingesteld, kan voorleessoftware de tekst op de verkeerde manier lezen, bijvoorbeeld regel per regel door kolommen heen in plaats van per kolom.
Taal en metadata in toegankelijke pdf-documenten
Een essentieel onderdeel van een toegankelijke pdf is het correct instellen van de taal en metadata. De taal van een document helpt ondersteunende technologieën, zoals een schermlezer, om de tekst op de juiste manier voor te lezen. Het is daarom belangrijk dat de taal van het gehele document correct is aangegeven in de documentinstellingen. Als er gedeelten zijn die in een andere taal zijn geschreven, zoals citaten of woorden, moet dit ook specifiek worden aangegeven.
Daarnaast speelt metadata een cruciale rol in de toegankelijkheid van een pdf. Metadata bevat informatie over het document, zoals de titel, auteur en beschrijving. Dit helpt zowel zoekmachines als gebruikers om de inhoud van het document beter te begrijpen. Het toevoegen van relevante metadata zorgt ervoor dat een pdf-document makkelijker vindbaar is en overzichtelijker voor gebruikers die ondersteunende technologieën gebruiken.
Door aandacht te besteden aan zowel de taalinstellingen als de metadata, wordt een pdf niet alleen beter toegankelijk, maar ook gebruiksvriendelijker en goed gestructureerd voor een breed publiek.
Laat ons jou helpen jouw ontoegankelijke pdf toegankelijk te maken
We maken jouw documenten digitaal toegankelijk en deze documenten voldoen daarna aan de relevante succescriteria van de WCAG 2.1 aa richtlijnen. Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op via het contactformulier.